INFORME DE DEL ESTADO DE IMPLEMENTACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS EN EL INFORME DE AUDITORÍA EXTERNA NRO.DR7-DPC-0010-2018

Una vez que se tuvo el Informe del Exámen Especial a los gastos, existencias para consumo corriente y bienes de administración por el periodo comprendido entre el 1 de febrero del 2013 al 31 de diciembre del 2017, el Ing. Cristiam Medardo Pabon Vasquez ex funcionario del cargo de DIRECTOR PROVINCIAL ELECTORAL DE CARCHI, dispuso los funcionarios encargados implementen las recomendaciones del Informe de Auditoría según los siguientes Memorandos emitidos el 26 de septiembre de 2018:enelMemorandoNro.CNE-DPCA-2018-0700-Msedetallanlasdisposicionesque debe implementar el Técnico Electoral 2-Pagador, en el Memorando Nro. CNE-DPCA- 2018-0701-M las recomendaciones que debe cumplir el Técnico Electoral 2- Financiero y en el Memorando Nro. CNE-DPCA-2018-0702-M las recomendaciones que se hace al Analista Provincial Administrativo2.

Con la finalidad de dar cumplimiento a lo establecido en el Artículo. 92.- “Recomendaciones de auditoria.- Las recomendaciones de auditoría, una vez comunicadas a las instituciones del Estado y a sus servidores, deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio; serán objeto de seguimiento y su inobservancia será sancionada por la Contraloria General del Estado.”. El director Provincial de la Delegación Provincial de Carchi realiza el seguimiento mensual de las recomendaciones establecidas en el informe de Auditoria de las actividades dispuestas a los Responsables de cada Unidad.

• Confirmar el efectivo cambio realizado en la Delegación Provincial Electoral Carchi, mediante la implementación de medidas correctivas en función de las recomendaciones realizadas por la Contraloría General del Estado en el informe emitido.
  • Cumplir con la normativa legal vigente que se relaciona directamente con las funciones que la Delegación Provincial Electoral del Carchi debe cumplir, tomando en cuenta que las entidades de Derecho Público están facultadas ahacer solamente lo que la leypermite.

1. Desarrollo
2. 1.Recomendaciones Informe Contraloría UnidadAdministrativa
3. 1.1.Deficiencias en los Procedimientos de Control de las Existencias para ConsumoCorriente:

  Deacuerdo a las recomendaciones que competen al área Administrativa, cabe mencionar que se han realizado los correctivos necesarios, indicados por las recomendaciones formuladas, en busca de la optimización de tiempo, espacio y funciones, mediante lo cual se busca llevar un control exhaustivo de los bienes que ingresan y egresan de bodega, del valor contable de los mismos, de los bienes que están bajo la custodia de la Unidad Administrativa, estableciendo responsables para desempeñar a cabalidad cadaactividad.

Por lo tanto, a continuación se detalla los correctivos y nuevos procedimientos que se implementaron en la administración de los bienes que se custodian por esta Unidad.

 Sobre la unidad de bodega en la cual las existencias no se almacenan en forma ordenada y organizada     que facilite su localización y verificación; de esto podemos informar:

• Que en ejercicio de las funciones que competen al área Administrativa, se realizó la respectiva organización en las tres bodegas custodias de los bienes almacenados de la Delegación estableciendo una bodega exclusiva de materiales de oficina, papelería y tóner utilizados para las impresoras existentes en la Delegación; otra bodega en la cual se encuentran suministros de aseo utilizados en la limpieza de la Institución, repuestos, accesorios y aditivos para los cuatro vehículos institucionales, así como la custodia de las carpas; teniendo también una tercera bodega en la cual se custodian bienes muebles de oficina, roll ups y bienes destinados a dar de baja mediante el respectivo trámite establecido en la norma legal.
• Que actualmente se lleva un registro de los ingresos y egresos tanto digitalizadas en Kárdex como en hojas de Requisición Interna, órdenes de Trabajo, hojas de egreso a bodega, y hojas de ingreso a bodega, cada una de estas debidamente pre impresos y pre-numerados en las cuales consta la firma del responsable de bodega, la firma del solicitante, el detalle de los bienes o insumos que requieren, entran o salen de bodega, conforme se establece en las fotografías anexas al presente informe.
• Que mensualmente se remite al señor Analista Provincial Financiero 2, la información requerida, misma que se encuentra digitalizada en kardex, como se menciona en líneas anteriores, determinando el control de existencias que se encuentran en bodega, el valor contable de las mismas, ingreso y egreso total de existencias con su respectivo valorunitario.

Sobre la observación del “control que se lleva de las adquisiciones de existencias y sus disminucionesmedianteelcontroldeinventariospermanentesoperpetuosconlaemisión

y legalización de órdenes de ingreso y egreso de bodega pre impresas y pre enumeradas, e implantación de registros auxiliares de kárdex para el control de los ingresos y egresos de las existencias”, podemos informar:

1. 1.2.Falta de control en los procedimientos de adquisición decombustible

 RespectoalasobservacionesquelaContraloríaGeneraldelEstadosobreelregistrodiario de movilización y     órdenes de carga decombustible:

• Cabe mencionar que se lleva registros diarios en kardex y se emite órdenes de movilización debidamente autorizados por el señor Director de la Institución y por el responsable de la movilización de los vehículos en el Área Administrativa, mismo que constan los datos del conductor, datos del vehículo, datos del destino y el asunto de la movilización, así como también los datos del funcionario y la Unidad Requirente del servicio demovilización.
• De igual manera se emite órdenes decarga de combustible autorizadas por el señor Director en la que consta el recorrido a realizarse, los galones de combustible a cargar, el funcionario responsable del vehículo y las características del vehículo institucional, entregándole una copia al responsable en la gasolinera PetroEcuador, mientras que el original reposa en los archivos de la Unidad Administrativa.

1. 1.3.Ausencia de procedimientos para el control de los bienes deadministración
2. 2.Recomendaciones informe contraloría UnidadFinanciera
3. 2.1.Archivo de la documentación que respaldan los gastosincompletos.
4. 2.2.“Pagos por viáticos ysubsistencias”
5. 2.3.Control de existencias para consumoCorriente
6. 2.4.Procedimiento sobre la adquisición decombustibles
7. 2.5.Control de bienes deadministración

 Respecto a este particular, y teniendo conocimiento que en efecto hasta la actualidad no se lleva debido   control sobre los bienes de la Institución, por mi parte en calidad de Jefe

de la Unidad Administrativa, debo informar que actualmente se realizó el pistoleo de los bienes que se encuentran bajo mi custodia, realizando las correcciones sobre inconsistenciasenloscódigosquecadabientieneubicadoenunapartevisible,yposterior a esta verificación nos encontramos en la elaboración de las actas entrega – recepción de todos los bienes que se encuentran en uso de lasUnidades.

Ademásserealizóelactaentrega–recepcióndelascomputadorasportátilesqueusanlos funcionarios, y de los vehículos institucionales con el fin de precautelar la seguridad del bien otorgando la responsabilidad al funcionario que la usa y que por ende es responsable del mismo, conforme se adjunta en losanexos.

Una vez que se tuvo el Informe del Examen Especial a los gastos, existencias para consumo corriente y bienes de administración por el periodo comprendido entre el 1 de febrero del 2013 al 31 de diciembre del 2017, se ha procedido a realizar los correctivos necesarios y la aplicación de disposiciones legales correspondientes.

Cada pago que se realiza dentro de la Delegación Provincial Electoral por la adquisición de bienes y prestación de servicios está sustentada por todo un proceso adjuntado al trámite que es numerado y memorando de autorización del pago suscrito por la máxima Autoridad.

Es importante indicar que en la capacitación que recibieron los compañeros de las unidades de Planificación y Administrativo cuando realizaron la inducción de la capacitación indicaron que los productos son de cada unidad requirente y cuando llega al pago se realiza el control previo es decir constatando los documentos habilitantes para dichospagos.

Es importante indicar que la unidad de Talento Humano debe tener claro que cuando existe orden de la máxima autoridad de cambios administrativos se debe ajuntar las acciones personal correspondiente.

Actualmente el archivo de la unidad financiera se está archivando en orden cronológico de Cur’s de gastos.

El equipo de auditoría, consideró indebidamente actividades que no se encuentran en el alcance del examen especial, según la orden de trabajo 0004-DR7-DPC-2018 de 22 de enero de 2018, su alcance es: “examen especial a los gastos, existencias para consumo corriente y bienes de administración en el CONSEJO NACIONAL ELECTORAL- DELEGACIÓNPROVINCIALDELCARCHI…”sinembargo,seobservóoperaciones administrativas del área de Talento Humano, que no están en el alcance delexamen.

“No se adjuntó acciones [sic] de personal por los cambios administrativos realizados en el Consejo Nacional Electoral [sic] de los servidores…”

El equipo de auditoría no consideró que la Delegación Provincial es una unidad desconcentrada, dependiente totalmente de la matriz del CNE, emiten condiciones distorsionadas y el comentario no guarda un orden lógico.

El cambio administrativo de personal ha dado lugar a que se realice constatación física de las existencias, permitiendo de ésta manera también la igualdad contable.

En la Delegación Provincial se implementó formularios para la administración del parque automotor, permitiéndonos llevar un control de la adquisición decombustible.

La Delegación Provincial para la adquisición de combustible firma un contrato anual con el representante de “PETROECUADOR EP”, para el abastecimiento de combustibles de los vehículos del CNE en el Carchi,en la Estación de Servicio de Petrocomercial, bajo la modalidad de Prepago, las Cláusulas Tercera y Cuarta del contrato establecen las obligaciones de laspartes.

E lprocedimiento previsto para la provisión del combustible establece con claridad que la Orden de Provisión original debe quedarse en la gasolinera, para la facturación. La evidencia del “consumo de combustible tanto de diésel como de gasolina”, se la puede comprobar con el kilometraje recorrido de losautomotores.

Como parte del control de combustible, existe una aplicación que genera automáticamente el formulario código FO-14(PE-AD-AD-05): Versión: 1, y se va registrando los consumos de combustible por cada automotor,lo que nos permite realizar los controles con las ordenes de provisión decombustible.

Los formularios de orden de movilización y orden de Combustible son pre impresos y pre numerados, la orden de provisión de combustible identifica claramente el automotor, placas, kilometraje, cantidad de combustible solicitado, nombre del conductor. Y; la Orden de movilización registra la hora desalida–entrada,y el kilometraje tanto de salida como, de entrada.

La Delegación Provincial tiene actualmente codificados sus bienes de administración de conformidad herramienta informática eSBYE del Ministerio de Finanzas.